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クラウド型 半導体・電子部品調達業務支援システム

1 はじめに
クラウド型半導体・電子部品調達業務支援システムで、EMS事業において、セットメーカー・ブランドメーカーや設計企画部門からの半導体・電子部品の見積引合いのあったプロジェクトに対し、調達部門が過去の見積関連情報や熟練者の知識・サプライヤ情報・購買部門チーム情報を共有化し、各サプライヤへ効率よく見積依頼を行い、回収された見積回答をもとに部品調達コストを取りまとめ、タイムリーな見積提案やコスト削減提案を可能にする調達業務価値最大化させる戦略ツール(製品名:Sourcing Pro for EMS)です。

半導体・電子部品調達の調達業務で社内の製品設計部門や顧客のブランドメーカーからの見積依頼では、自社や半導体商社の購買部門が入手したエクセルの見積依頼部品表の部品点数は案件で異なりますが、多いもので数百点となり、ベテランの購買担当者でも錯覚を起こしそうな英数文字の羅列(顧客型番,メーカー型番,メーカー名,数量/年,見積単価,MOQ,SPQ,重量,リードタイム等)されたエクセル。これを担当者は間違うことなく、動作保証された指定のサプライヤやコンパチ部品を探さなくてはなりません。中には、型番が間違っているのもあり、かなり熟練や根気のいる業務であり、時間も掛かったり、間違いも起きている業務であります。担当者の熟練のレベルや集中した業務処理ができるかどうか、体調などで見積業務の速さ・精度が変わります。本業務は、各所で「熟練者任せ・担当者任せ」になっており、「見積業務」で発生した情報管理のやり方も「熟練者任せ・担当者任せ」になって、情報が各担当者に散在して全社で活用することができません。
また、調達担当者は早い人で2-3年毎に定期異動があり、情報は十分に引き継がれず、異動のたびに前任者の引継ぎ情報が不十分になったりが企業に起こり、ベテランに依存した人事の固定化につながっています。
本製品は購買部門での情報を本社はじめ全国に展開する支社・支店・研究所・工場などで「見積情報」を歴史的に体系的に残して、簡単に過去の情報を検索して、各所で行う「商談・見積」交渉を効果的に行えるようにするクラウド型調達業務支援システムの製品であります。

写真/図 システム全体イメージ

2 特徴と仕様

(1) 特徴
EMS半導体・電子部品の購買部門における人ごとに異なる見積業務遂行能力を熟練者のビジネスプロセス・ナレッジ・ノウハウもシステムに移植して、誰が行っても同じ結果(スピード・コスト・品質)の実現を支援しますし、同一部品で一番安く調達できた案件はどれかなどを見ることができるなど効果は安くて、早い見積業務をこなすことができます。クラウドでの運用ですのでデータ量が膨大な案件では、見積回答期日に間に合わない場合に、仕事の量を複数の拠点担当者に分担する形で作業を依頼して、その進捗を共有することができます。

1: 品質向上・効率化・スピードアップにより見積対応件数の向上を実現
①調達業務プロセスの標準化と属人的業務の脱却によるボトルネックの解消
②熟練者・担当者のナレッジや業務履歴情報の共有によるチームの品質向上・効率化
③最新のITを利用したシステム化による業務分担を容易にして見積のスピードアップ(作業時間の短縮)

2:交渉力アップと部品ラインナップ向上により競争力のある提案見積りを実現
①複数サプライヤ同時見積り機能による価格・品質比較による提案シナリオによる営業支援
②コンパチ部品同時見積り機能による幅広い提案検討ができ、短期間で見積情報作成
③全社での見積実績管理でメーカー型番ごとで安い見積単価を迅速に探し当てることができる

3:見積業務支援の効果
① システムが見積作業の分担を支援して見積業務の生産性の向上
②熟練者の知識を全社ナレッジとして活用
③ミスを削減、短時間で見積依頼
④タイムリーな業務推進で受注貢献

4:案件情報のクラスター管理の効果
①実績情報検索でサプライヤへ説得性ある交渉
②情報のクラスター管理で情報一元化が可能
③急な問合せでもタイムリーに対応
④関連部門からの信頼向上とスクラム強化

(2) 仕様
基本的な動作
① 購買部門の見積担当者は自社の設計企画部門や顧客のブランドメーカーからの見積依頼(部品表・図面等)をシステムに案件登録と情報入力後、子案件ごとに必要な部品表をアップロードして見積依頼案件登録を行います。
② システムはアップロードされた部品表を基に顧客型番とメーカー型番・メーカー名を表示。担当者は画面を見ながらあっているか確認・間違っていればシステムが動作保障されている指定の部品型番やサプライヤ表示や直近見積単価を自動表示して顧客からいただいた部品表のデータの正規化を行います。
③ 正規化された部品表から新たに見積取得が必要な部品を指定するのに、顧客の指定された正規部品やコンパチ部品の候補や単価を顧客ごとの過去の直近見積実績データや終息部品(ディスコン部品)や部品の属性情報を表示・確認しながら、見積が必要な部品かどうかを選択する担当者の補助をシステムが行い、決定した部品ごとに見積依頼可能なサプライヤを選択、見積もりに必要な数量や希望単価(仕切値)や備考情報を入力するだけで見積伝票を自動生成されます。あとは見積依頼文をシステムのテンプレートから選択して見積依頼発出のボタンを押すだけでセットされたサプライヤの担当者にメールで発出します。そのメールには見積伝票が自動で添付されています。
④ サプライヤは届いたメールの見積伝票に回答をメールで送信することが可能。見積伝票がFAXで届いた場合は代行入力機能でシステムへ反映することも可能になっています。
⑤ サプライヤの見積回答に基づき、部品毎に必要な情報(供給停止部品や後継部品や互換部品等々)や熟練者や関係者のコメント等をナレッジになるデータも入力ができます。
⑥ 各サプライヤの情報をもとに顧客に提出する見積方針を検討する中、指定品・コンパチ品などを選んで、通貨も円・ドル・その他通貨を顧客に合わせて指定して、検討を容易に行うことができます。入手先変更やコスト削減提案など見積設定を簡単な操作で行い、顧客へ見積提出ができます。
⑦ 確定した見積もりをもとに商談後、さらなる再交渉になった場合も、これまでの機能から見積再検討して見積提出。見積バージョン管理もできます。
⑧ システムは日本語・英語に切り替え表示が可能になっています。
⑨ システムがサポートしている情報は案件情報がすべて一元管理ができるので、キーワード検索・あいまい検索・顧客毎の部品単価検索・部品表・図面等、瞬時に商談に必要な情報をインターネット環境の下で日本全国または、世界中から検索ができる。

(3)用途
半導体・電子部品調達業務支援システム(Sourcing Pro for EMS)は半導体商社様や半導体・電子部品の購買調達を行っているブランドメーカー・機器製造会社などの企業様の調達購買部門で部品商社・部品メーカー・製造会社・開発会社のサプライヤ様より部品の見積を入手される企業でご利用いただけます。

3.まとめ
Sourcing Pro for EMSは、半導体・電子部品調達における購買部門での「商談・見積」の業務を個人技でなく組織活動の調達購買業務プロセスを全社で標準化・効率化・見える化をはかるシステムです。それによって、調達購買業務の活動品質(透明性・納得性)を高める。
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